Özlük İşlemleri ve Dosya-Arşiv Sistemi/İndex

Bu başlık altında sizlere sunabileceğimiz ana hizmetleri (içerik ve detayların üstünde yapılacak toplantılar hariç) aşağıda paylaşabiliriz :

 

4857 Sayılı İş Kanunu’na göre dosyada olması gereken ana başlıkların belirlenmesi (örn;kimlik,resim,ehliyet,vb)

 

Özlük evraklarının tespitinden sonra toparlanması, check-list kontrollerinin yapılması

 

Özlük evraklarının İK Veri sorumlusu tarafından özet arşiv işleminin gerçekleştirilmesi ve resmi prosedürlerin hazırlanması

 

İmza altına alınması gereken dokümanların hazırlanması ve yasal süreçler

 

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gereği özlük dosyasında bulundurulmaması gereken ana başlıkların belirlenmesi (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 7 Nisan 2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır),veri sorumlusunun tespiti, belgelendirmesi

 

Özlük dosyası dışında saklanması gereken diğer adıyla nitelendirilen ek belgelerin (prosedür ve talimatlar kısmında açıklanacaktır) arşivlenmesi

 

İK Departmanı’nın tüm süreçlerinde olduğu gibi özlük işlemlerinde de dosyaların dijital sisteme entegre edilmesi

 

Tüm resmi belge niteliğindeki kişisel verilerin kilitli çelik kasa görünümlü ve anahtarlı dolaplarda muhafaza edilmesinin sağlanması (saklanması-arşivlenmesi-kayda alınmasından veri sorumlusu sorumludur, izni dışında herhangi bir evrak ilgili dolaptan alınamaz ve kimseyle paylaşılamaz)

 

Yapılacak hem evraksal hem de dijital sistemde bir INDEX sisteminin kurularak, zaman yönetimi ve bilgi güvenliği, güvenlik duvarı ve şifreleme işlemleriyle de sürecin tamamlanmasının sağlanması