Prosedür Oluşturma ve Uygulama Süreci Eğitimi
(İçerikten Kısa Notlar)
Prosedürler; iş hayatında önem arz eden ve sürekliliği, verimliliği ve etkenliği sağlayan belgelerdir. Birçok alanda ve farklı faaliyet kollarında kullanılabilir. İçerikleri farklı, tasarımları farklı, sayıları farklı da olabilir. Ama hepsi aynı amaca hizmet ederler. Bir işletmenin çalışanlarının belirlenmiş standart ve kurallara uygun hareket etmesini sağlar; bunu da işletmenin sürekliliğinde ve verimliliğinde kullanılırlar.
Prosedür yazmak kimin işidir, ne kadar sürede yazılır ? Ya da tam olarak hangi konularda prosedür yazılır çok detaylı sorulardır ve cevapları da farklılık gösterebilir. Örneğin; bir işletmede el yıkama ve sarf malzemesi kullanma prosedürü yazılmışken diğer bir işletme buna gerek duymayabilir. Yani standart değildir; dediğimiz gibi faaliyet koluna ve sektördeki iş hacmine göre nitelik olarak da nicelik olarak da farklılık gösterebilir.
Bir başka örnek verecek olursak; Satınalma Prosedürü genel bir prosedürdür ve birçok firmada içeriği de az farkla aynıdır. ISO Prosedürleri sabittir, talimatları ve içerikleri denetime tabi olduğundan kişiye göre değişkenlik göstermez.
Bizim için önemli olan kısmı iş hayatındaki yaygınlığı, işletmelerdeki kullanım amaçları ve kalite üzerindeki etkisi olacaktır. Eğitimimizde zorlandığımız prosedürleri nasıl kolay oluştururuz, konuşarak anlatmak istediklerimizi de broşür haline getirmenin kısa yolunu prosedürde nasıl toplarız konularını işleyeceğiz.
İnsan Kaynakları yetkilileri sanırım tam da zorlandıkları, her sayfasına ayrı imza alınan ve dosyalanan bu prosedürlerin yazımı, toparlanması, edit sürecinden geçirilmesi ve hatta bununla ilgili tüm departmanlarla seri toplantıların yapılmasında harcadıkları zamanları şu an düşünüyorlardır. Prosedürlere dökülen kurallar çalışanlar, yöneticiler ve İnsan Kaynakları Uzmanları tarafından çok iş, çok evrak gibi görünüp sevilmese de; çalışma hayatını kolaylaştırmadaki gücünü görmezlikten gelmeyelim. Ne söylediğimiz kadar bunu nasıl desteklediğimiz de önemli; yazının gücü sözün gücüyle birleştirdiğimizde süreç olumlu sonuçlar doğuracak, anlaşılmayı ve uzlaşmayı kolaylaştıracaktır.
Eğitim sırasında kağıt-kalem alıp elimize; aslında genelden özele gidildiğinde belki da kağıt üstünde ve dosya içinde kalabalıktan öteye gidemeyen, işlevselliğini yitiren prosedürlerden de bahseder ve onlar için bir uyum/değişim sürecini tartışırız.
Olması /olmaması gerekenleri sıraladığımız, sağlıklı ve verimli bir zamana hizmet edecek bu eğitime mutlaka bekleriz.