İş Analizi /Görev Tanımları/Organizasyon Şeması

Bu başlık altında sizlere sunabileceğimiz hizmetleri aşağıda sınıflandırdık :

Gözlem yöntemiyle işletme/departman başına raporlama (analize destek çalışması)

 

Gözlemsel yöntemlerde sıklıkla yapılan sınıflamalarda başvurulan teknikler şu şekildedir: Gözlem, Anekdot Kayıtları, Gözlem Listeleri, Özellik-Kayıt Çizelgeleri, Derecelendirme Ölçekleri ve Vaka İncelemesi ve Vaka Konferansı.

 

Anket yöntemiyle işletme/departman başına zaman yönetimi raporlaması (analize destek çalışması)

 

Bu yönteme göre içinde pek çok klasik teorinin uygulanabileceği Analiz matrisleri vardır. Departmanların çalışma saatlerinden ortaya çıkan sonuç analizlerine göre bir performans raporu çıkartılabiliyor. Bilimsel değer taşıması için, geçerli ve güvenli sonuç vermesi beklenir.

 

Departman içindeki görev tanımlarının belirlenmesi işlemi (analiz çalışması)

 

Her departmanın kendine özgü iş kritiği vardır; olmazsa olmaz tanımlamaların dışında kendine has yaratılan, iş görecek-iş çözecek, özet çapında ama hayat kurtaran tanımlamaları vardır. İK’cılar bunu bilir, departmanın içinde ayrı ayrı görev neferleri mevcuttur. Kimisi tam bir görev insanıyken, kimisi sunum ve teknik anlamda deneyimlidir. Hepsinin ortak bir şemada toplandığını düşünelim; küçük resimlerden çok birleştirip büyük resme bakacağız birlikte.

 

Bire-bir görüşme tekniği (objektif yaklaşım modelinin entegresi)

 

Bu görüşmelerin de bir tekniği var elbet. Yapılandırılmış görüşme, yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış görüşme olarak da biliriz İK’cılar en çok vakıftır buna. Yüz-yüze, on-line, teke-tek gibi terimlerin son hali bire-bir yani “bir kişinin yönetiminde kişiselleştirilmiş bir etkileşimde yapılan görüşme halini aldı. Bunun tekniği işletmeye uygun mu buna da bakacağız.

 

Departmansal görev tanımlarının yazılması (organizasyonel şema destekli)

 

Her işletmede olması gereken ve hiyerarşik düzeni gösteren bir organizasyon şemadan bahsedeceğiz. Bu şemanın altındaki düzende ast-üst ilişkisi, iletişim zinciri, zamanlamalar ve nitelikler değişkenlik göstereceği için bu tekniğe göre departmanların direkt bağlı olması gereken ya da dolaylı bağlı olması gereken şekilleri çizilecektir.

 

Organizasyon şemasının departmanlara entegresi

 

Bu da bir önceki düzenin tam tersi süreç içeren yaklaşımdır. Yani organizasyon şeması kesin hatlarla çizilir, görev tanımları ve iş analizleri yazılır. İmza altına alınmadan toplantılar yapılır ve tüm hatları son halini alır. Esneme payı yoktur ve disipline yaptırımları vardır. Bu şemanın dışına çıkmak; bazı işletmelerde oldukça zordur.

 

Organizasyon şeması dışı kalan görev tanımlarının oluşturulma talebinin yönetime yapılması (görev envanteri) 

 

Şemada bağıl durumunda olmayan ve ek görev tanımları oluştuysa bunu yönetime sunarak alınacak onayla şemaya eklenmesi ve memorandum ile de duyurulması gerekecektir. Örneğin; bir gıda firmasında 7 farklı (klasik) görev tanımı var; ancak sahanın ve pazarın gerektirdiği, oluşması zorunlu hale gelmiş bir pozisyonun varlığı sözkonusu oldu. Bunun için bile bir PR çalışmasının hazırlanarak yönetime sunumunun yapılması sözkonusudur.